Wiosna budzi potrzebę świeżości i zmian. Dlatego o tej porze roku tak ochoczo przystępujemy do porządkowania najbliższego otoczenia – domu lub mieszkania. Oddając się wprowadzaniu ładu wśród przedmiotów codziennego użytku, poświęćmy też uwagę tym rzadziej potrzebnym, lecz niezwykle ważnym – dokumentom. W utrzymaniu ich w należytym porządku pomocne może się okazać kilka porad.
W każdym domu z biegiem czasu gromadzą się różne przedmioty: meble, sprzęt, mniej lub bardziej użyteczne drobiazgi, pamiątki. W mniej widoczny sposób, bo nie są one elementami wyposażenia ani dekoracji wnętrz, przybywa też ważnych dokumentów: pojawiają się świadectwa urodzenia dzieci, akty notarialne, paszporty, certyfikaty, polisy ubezpieczeniowe, umowy czy coroczne zeznania podatkowe. O ile te pierwsze zwykle znajdują miejsce ze względu na swój użytkowy bądź ozdobny charakter, te drugie trudniej ulokować tak, by zawsze łatwo było je odnaleźć, a przy tym zapewnić im niezbędną ochronę.
Narastający papierowy problem
Utrata dokumentów rodzi szereg nieprzyjemnych konsekwencji. Ich odtworzenie może wymagać licznych wizyt w urzędach, składania szeregu wniosków, nierzadko wiąże się też z dodatkowymi kosztami. W przypadku zeznań podatkowych mamy obowiązek przechowywania związanych z nimi dokumentów przez 5 lat, licząc od ostatniego dnia roku, w którym złożono deklaracje za dany rok. Zdarza się tak, że po to, by ochronić dokumenty przed przypadkowym zniszczeniem, zagubieniem lub kradzieżą, chowamy je tak skutecznie, że sami nie jesteśmy w stanie ich znaleźć wtedy, gdy są najbardziej potrzebne. W takiej sytuacji np. wyjazd na egzotyczne wakacje, kiedy nie możemy odnaleźć paszportu, wywołuje spore zamieszanie i zamiast budzić wyłącznie dobre emocje, staje się źródłem napięcia i zmartwienia. Aby uniknąć takich przykrych niespodzianek, warto zająć się uporządkowaniem ważnych dokumentów i zapewnić im dla nich tylko przeznaczone, a przy tym bezpieczne miejsce.
Wygoda i bezpieczeństwo w kilku krokach
Przechowywanie ważnych dokumentów może być łatwe, jeśli skorzystamy z prostych i sprawdzonych rozwiązań:
1. Przejrzyj i pogrupuj dokumenty – wiele osób przechowuje w domu niepotrzebne już rachunki i dokumenty. Przejrzyj kartka po kartce wszystkie swoje dokumenty i podziel na zrozumiałe dla ciebie kategorie, np. rachunki niezapłacone, rachunki zapłacone, ubezpieczenia, podatki. Dobrym rozwiązaniem jest umieszczenie posegregowanych dokumentów w opisanych segregatorach, tak by mieć do nich łatwy dostęp w przyszłości.
2. Zgromadź najważniejsze dokumenty w jednym miejscu – warto umieścić je w dedykowanym miejscu, do którego zawsze łatwo w razie potrzeby będzie można dotrzeć. Dla mniej istotnych dokumentów może to być szuflada z przegródkami lub kartonowe pudełka do archiwizacji. Pamiętaj, aby opisać zawartość pudełek z zewnątrz.
3. Zadbaj o ochronę ważnych dokumentów – oprócz wyboru stałej lokalizacji dla domowych dokumentów ważne jest zapewnienie im odpowiedniej ochrony. Dobrym rozwiązaniem w tym zakresie może być domowy sejf. – Sejfy domowe to odpowiedź na potrzebę bezpiecznego i wygodnego przechowywania ważnych i cennych przedmiotów czy dokumentów – mówi Robert Wagner, ekspert firmy Yale, która od ponad 170 lat specjalizuje się w produkcji zamków i zabezpieczeń. – Dostępne na rynku sejfy mają różne rozmiary, łatwo je więc dopasować do konkretnej przestrzeni. Ponieważ posiadają gotowe otwory montażowe, bez trudu można je mocować na ścianie bądź przytwierdzać do podłogi – dodaje. Mimo estetycznego wyglądu sejf z racji swojej roli nie jest elementem wyposażenia, który powinien być specjalnie eksponowany. – Dlatego świetnym dla niego miejscem montażu może być garderoba – podpowiada ekspert.
4. Akceptuj rachunki w formie elektronicznej – jeżeli to jest możliwe przejdź na taki system rozliczeń domowych opłat – łatwiej znajdziesz rachunki w swojej skrzynce pocztowej niż domowej szufladzie. Nie będziesz też zapełniać szuflad i swojej głowy stosem nowych dokumentów.
W tym roku wiosenne porządki zacznijmy nietypowo – od wprowadzenia ładu w dokumentach. Podejmując ten wysiłek i korzystając z optymalnych rozwiązań w zakresie ich ochrony, zapewnimy im bezpieczeństwo, a sobie spokój i komfort na lata.
